Πώς να διαλέξεις πρόγραμμα τιμολόγησης για την επιχείρηση σου

Αν ξεκινάς μια νέα επιχείρηση τότε σίγουρα έχεις ήδη αρχίσει να ψάχνεις online για κάποιο πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Και σίγουρα έχεις ήδη μπερδευτεί, γιατί οι επιλογές είναι πολλές και τα χαρακτηριστικά διαφέρουν σημαντικά από πρόγραμμα σε πρόγραμμα.

Σε αυτό το άρθρο θα σου δώσουμε τα κριτήρια που πρέπει να εξετάσεις, ώστε να καταλήξεις μόνος σου στη σωστή απόφαση. Γιατί το καλύτερο πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι αυτό που ταιριάζει στις δικές σου ανάγκες και όχι σε κάποιον άλλον.

1. Cloud ή Desktop; Αυτή είναι η πρώτη απόφαση

Παλιότερα, τα προγράμματα τιμολόγησης ήταν λογισμικό που εγκαθιστούσες στον υπολογιστή σου. Σήμερα, η πλειοψηφία των σύγχρονων λύσεων είναι cloud-based, δηλαδή λειτουργούν απευθείας μέσα από τον browser σου, χωρίς καμία εγκατάσταση.

Τι σημαίνει αυτό στην πράξη; Μπορείς να εκδώσεις τιμολόγιο από τον υπολογιστή του γραφείου, από το laptop σου στο καφέ, ή από το κινητό σου στο δρόμο για μια συνάντηση με πελάτη. Τα δεδομένα σου είναι πάντα ενημερωμένα και ασφαλή στον server, με καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας.

Για ελεύθερους επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις, ένα online πρόγραμμα τιμολόγησης είναι σχεδόν πάντα η πιο πρακτική επιλογή. Δεν χρειάζεται να ανησυχείς για αναβαθμίσεις, για backup ή για το τι θα γίνει αν χαλάσει ο υπολογιστής σου.

2. Συμβατότητα με myDATA και ΑΑΔΕ

Αυτό δεν είναι απλώς ένα χαρακτηριστικό, είναι υποχρέωση. Από το 2021 και μετά, όλες οι επιχειρήσεις στην Ελλάδα υποχρεούνται να διαβιβάζουν τα παραστατικά τους στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ.

Πριν επιλέξεις οποιοδήποτε πρόγραμμα, βεβαιώσου ότι υποστηρίζει την αυτόματη αποστολή στο myDATA και ότι είναι πιστοποιημένο ή συνεργάζεται με πιστοποιημένο πάροχο τιμολόγησης. Ένα πρόγραμμα που δεν καλύπτει αυτή την ανάγκη απλώς δεν είναι αρκετό για τις σημερινές φορολογικές υποχρεώσεις.

Επίσης, πρόσεξε αν υποστηρίζει όλους τους τύπους παραστατικών που χρειάζεσαι: τιμολόγια πώλησης αγαθών, τιμολόγια παροχής υπηρεσιών, αποδείξεις, πιστωτικά τιμολόγια. Ανάλογα με τη φύση της επιχείρησής σου, αυτό μπορεί να κάνει τη διαφορά.

3. Ευκολία Χρήσης: Δεν είσαι φοροτεχνικός

Ένα πρόγραμμα τιμολόγησης δεν πρέπει να απαιτεί εκπαίδευση για να το χρησιμοποιήσεις. Αν χρειαστείς μισή ώρα για να βρεις πώς εκδίδεις το πρώτο σου τιμολόγιο, κάτι δεν πάει καλά.

Ψάξε για προγράμματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης με καθαρό, διαισθητικό περιβάλλον. Ιδανικά, να υπάρχουν οδηγίες και βοήθεια ενσωματωμένα μέσα στην εφαρμογή, ώστε να μη χρειάζεται να ψάχνεις σε εξωτερικά tutorial κάθε φορά που κολλάς. Ένα καλό σημάδι είναι το να υπάρχει δωρεάν δοκιμαστική περίοδος, γιατί αν το πρόγραμμα είναι πραγματικά εύκολο, το ξέρεις από την πρώτη μέρα.

4. Υποστήριξη: Τι γίνεται όταν κάτι δεν πάει καλά;

Κάποια στιγμή θα έχεις μια απορία ή ένα πρόβλημα. Είναι αναπόφευκτο. Το ερώτημα είναι: θα υπάρχει κάποιος να σε βοηθήσει;

Πριν επιλέξεις πρόγραμμα, ρίξε μια ματιά στο πώς λειτουργεί η υποστήριξη. Υπάρχει τηλέφωνο επικοινωνίας; Σύστημα αιτημάτων (ticket); Μπορείς να στείλεις email; Και το πιο σημαντικό: η υποστήριξη είναι στα ελληνικά, από ανθρώπους που καταλαβαίνουν την ελληνική αγορά και τις ιδιαιτερότητές της;

Αν το πρόγραμμα που κοιτάς δεν έχει ξεκάθαρη πολιτική υποστήριξης, αυτό από μόνο του είναι ένα κόκκινο σήμα.

5. Τιμολόγηση και Κόστος Συνδρομής

Τα περισσότερα online προγράμματα τιμολόγησης λειτουργούν με μηνιαία ή ετήσια συνδρομή. Αυτό είναι απολύτως λογικό, αφού αντικαθιστά το κόστος αγοράς λογισμικού, συντήρησης, αποθήκευσης δεδομένων, αναβαθμίσεων και backup.

Όταν συγκρίνεις τιμές, πρόσεξε τι περιλαμβάνεται σε κάθε πλάνο. Κάποια προγράμματα χρεώνουν extra για αριθμό παραστατικών, για επιπλέον χρήστες ή για συγκεκριμένες λειτουργίες. Άλλα δίνουν όλα τα βασικά σε μια ενιαία τιμή χωρίς εκπλήξεις.

Μη διαλέξεις πρόγραμμα αποκλειστικά με βάση την τιμή. Ένα φτηνό πρόγραμμα που δεν λειτουργεί σωστά ή που σε αφήνει μόνο σου όταν έχεις πρόβλημα, τελικά κοστίζει ακριβότερα σε χρόνο και άγχος.

6. Επιπλέον Λειτουργίες που Κάνουν τη Διαφορά

Αφού καλύψεις τα βασικά, μπορείς να κοιτάξεις και τα extras που κάνουν την καθημερινότητά σου πιο εύκολη.

Η δυνατότητα αποστολής παραστατικών απευθείας στον πελάτη μέσα από την εφαρμογή εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο και δίνει επαγγελματική εικόνα. Οι αναφορές και τα στατιστικά σου δίνουν μια γρήγορη εικόνα για τα οικονομικά της επιχείρησής σου χωρίς να χρειαστεί να ανοίξεις λογιστικό φύλλο. Η εξαγωγή των παραστατικών και του πελατολογίου στον υπολογιστή σου είναι ένα χαρακτηριστικό που δείχνει ότι τα δεδομένα σου παραμένουν πάντα δικά σου. Και αν δέχεσαι online πληρωμές, η διασύνδεση με υπηρεσίες όπως VivaWallet, myPOS ή PayPal μπορεί να αυτοματοποιήσει εντελώς τις εισπράξεις σου, εξαλείφοντας χρόνο και λάθη.

Το Mobis: Σχεδιασμένο για Ελεύθερους Επαγγελματίες και Μικρές Επιχειρήσεις

Το Mobis είναι ένα online πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης που καλύπτει όλα τα παραπάνω κριτήρια. Λειτουργεί απευθείας από τον browser σου χωρίς καμία εγκατάσταση, είναι πλήρως συμβατό με το myDATA της ΑΑΔΕ και διαθέτει απλό, καθαρό περιβάλλον που δεν χρειάζεται εκπαίδευση για να το μάθεις.

Πέρα από την έκδοση παραστατικών, το Mobis προσφέρει αναφορές και στατιστικά, αποστολή παραστατικών απευθείας στους πελάτες, διασύνδεση με υπηρεσίες online πληρωμών και αυτόματα δωρεάν αντίγραφα ασφαλείας. Όλα αυτά με υποστήριξη στα ελληνικά, από ανθρώπους που γνωρίζουν τις ανάγκες της ελληνικής αγοράς.

Μπορείς να το δοκιμάσεις δωρεάν για 15 ημέρες, χωρίς καμία δέσμευση, για να δεις αν ταιριάζει στις ανάγκες σου.

Δοκιμάστε το Mobis δωρεάν για 15 ημέρες

Συχνές Ερωτήσεις

Τι είναι το πρόγραμμα τιμολόγησης; Ένα πρόγραμμα τιμολόγησης είναι μια εφαρμογή που επιτρέπει στις επιχειρήσεις και τους ελεύθερους επαγγελματίες να εκδίδουν και να διαχειρίζονται παραστατικά όπως τιμολόγια, αποδείξεις και πιστωτικά τιμολόγια.

Είναι υποχρεωτική η ηλεκτρονική τιμολόγηση στην Ελλάδα; Ναι. Από το 2021, όλες οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να διαβιβάζουν τα παραστατικά τους στο myDATA της ΑΑΔΕ. Ένα σύγχρονο πρόγραμμα τιμολόγησης αναλαμβάνει αυτή τη διαδικασία αυτόματα.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω πρόγραμμα τιμολόγησης από κινητό; Τα cloud-based προγράμματα τιμολόγησης, όπως το Mobis, είναι πλήρως responsive και λειτουργούν από οποιαδήποτε συσκευή έχει σύνδεση στο internet, συμπεριλαμβανομένου του κινητού τηλεφώνου.

Πόσο κοστίζει ένα online πρόγραμμα τιμολόγησης; Το κόστος εξαρτάται από τον πάροχο και τις λειτουργίες που περιλαμβάνει κάθε πλάνο. Το Mobis προσφέρει ανταγωνιστικές συνδρομές με δωρεάν δοκιμή 15 ημερών, ώστε να μπορείς να αξιολογήσεις πριν δεσμευτείς.

Τι τύπους παραστατικών υποστηρίζει ένα πρόγραμμα τιμολόγησης; Τα περισσότερα σύγχρονα προγράμματα υποστηρίζουν τιμολόγια πώλησης αγαθών, τιμολόγια παροχής υπηρεσιών, αποδείξεις λιανικής και πιστωτικά τιμολόγια. Σημαντικό είναι να επιβεβαιώσεις ότι το πρόγραμμα που επιλέγεις καλύπτει τους τύπους που χρειάζεσαι για τη δραστηριότητά σου.

Είναι ασφαλή τα δεδομένα μου σε ένα online πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης; Ναι, εφόσον επιλέξεις αξιόπιστη εφαρμογή. Τα σύγχρονα cloud προγράμματα τιμολόγησης χρησιμοποιούν κρυπτογραφημένη σύνδεση και πραγματοποιούν καθημερινά αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας, ώστε τα δεδομένα σου να είναι πάντα προστατευμένα.